[大型会议策划方案] 大型会议策划方案

探索生活百科 2023-10-08 10:01

　　规划是策略、计划、计划或计划、计划。它是个人、企业或组织在充分调查市场环境和相关环境的基础上，为实现某种目的而遵循一定的方法或计划的结构。规则。现在，我们就来看看以下两场大型会议策划方案吧！

　　大型会议策划方案

　　预算

　　会议展览预算不是一个概念。一般来说，会议预算包括以下几个方面：

　　1。运输费用

　　运输成本可细分为：

　　(1)。从出发地到会议地点的交通费用 - 包括航班、铁路、公路、客船以及目的地车站、机场、码头到住宿地的交通

　　（2）会议期间交通费用——主要是到会场的交通费用，包括住宿到俱乐部的交通、俱乐部到就餐地点的交通、俱乐部到营业场地的交通、商务考察交通和其他参与者可能会提供预定的交通。

　　(3)告别交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客船以及住宿地至机场、车站、港口的交通费用。

　　2。会议室/大厅费用

　　可细分为：

　　(1)。会议场地租赁——一般来说，场地租赁已经包含了一些常用设施，如激光笔、音响系统、桌椅、讲台、白板或黑板、油性笔、粉笔等。但是，一些非常规设施不包括在内 - 例如投影设备、临时装饰、展台等。添加非讲台演讲线路时也可能需要额外预算。

　　(2)。会议设施租赁费——这部分费用主要包括一些专用设备的租赁，如投影仪、笔记本电脑、移动同声传译系统、会场显示系统、多媒体系统、录像设备等，租赁时需缴纳一定的使用押金通常需要，租赁费用包括设备的技术支持和维护费用。值得注意的是，租赁时应对设备的各项功能参数提出具体要求（通常可以咨询专业的会议服务公司以获得最合适的性价比），否则可能会影响会议进度。此外，这些会议设施因其品牌、产地、新旧程度不同，其租赁价格也可能存在较大差异。

　　（3）场地装修费用——除非有特殊要求，一般来说，这部分费用包含在场地租赁费中。如果您有特殊要求，可以与专业会议服务商协商。

　　(4)其他支持费用——这些支持通常包括广告印刷、礼仪、秘书服务、运输和仓储、娱乐和医疗、媒体、公共关系等。由于这些支持是临时性的，如果会议主办方分别向这些行业寻求支持，成本可能会高于市场价格。如果聘请专业的会议服务商作为代理，会议主办方将得到相对低廉的价格和专业服务的支持。

　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能明确要求并签署单独的服务协议。

　　3。住宿费

　　住宿费用应该很容易理解——值得注意的是，有些住宿费是全价，而另一些则需要额外缴纳政府税。住宿可能是会议的主要费用之一。寻找专业的展览服务商通常可以获得更好的折扣。

　　正常的住宿费用不仅与酒店星级标准、房型等因素有关，还与房间内提供的服务有关——如房间内长途通讯、洗衣、迷你吧饮料、一次性换洗的衣服，要看网络、提供水果等服务是否开放。会议组织者应明确应关闭或开放的酒店的服务和范围。

　　4。餐饮费用

　　会议餐饮费用可以简单也可以复杂，具体取决于会议议程的需要和会议的目的。

　　(1)、早餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以围着桌子吃。价格按人数计算（但考虑到会议用餐及原材料准备的特殊性，预计用餐人数与实际用餐人数相差不得超过15%。否则，餐厅有拒绝按实际用餐人数结账的理由 - 而是按预约人数收费）

　　(2)、中餐和午餐

　　中餐和午餐基本都是正餐。他们可以按人数预算——自助餐式，也可以按餐桌圆桌式预算。如果主人希望自己购买酒类而不是由餐厅提供，餐厅可能会收取一定的服务费。

　　(3)、酒水及服务费

　　通常，如果在高星级酒店餐厅用餐，餐厅是不允许主办方自带外来饮品消费的。如果可以自带饮料消费，餐厅通常需要收取服务费。在高星级酒店举办会议、宴会时，通常在基本消费水平的基础上收取15%左右的服务费。

　　(4)、会场茶歇

　　这个费用基本上是根据人数来预算的。在预算时，您可以建议不同时间茶歇的食物和饮料组合。主办方公布的茶歇价格通常包括服务人员的费用，如果主办方需要非节目服务，可能需要额外的预算。一般情况下，茶歇的种类可分为西式和中式两种——西式基本包括咖啡、红茶、西式小吃、水果等，中式主要包括白开水、绿茶或花茶、果茶、水果、咖啡等。主要是水果和零食。

　　(5)、社交接待/舞蹈

　　事实上，社交招待会/舞会的预算可能比单独的宴会更复杂。对于一场宴会来说，只要确定了用餐目标和份量，预算就很容易计算了。但从鸡尾酒会/舞会预算设计到场地及节目支持可能需要很长时间才能确认预算：

　　6。视听设备

　　视听设备的成本通常可以忽略不计，除非是在户外进行。如果为了公关效果必须在户外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

　　●设备本身的租赁费用通常按日计算

　　●设备的运输、安装、调试及控制技术人员的支持费用可由展会服务商代理

　　●音源——主要是背景音乐和娱乐音乐选曲。主办方可自带或委托代理

　　c、演员和节目

　　通常可以选择节目并根据演出场次来计算——预算金额通常与节目的难度和参加人数直接相关。如果在合适的地点有固定的演出，预算就很简单，与观看演出的人数直接相关——特别演出或私人演出除外。

　　d、其他-零食、水果和混合酒

　　5。杂项费用

　　杂项费用是指展会期间一些临时安排所产生的费用，包括印刷、临时运输及装卸、纪念品、模型及礼仪服务、临时道具、传真等通讯、快递服务、临时医疗、翻译和导游、临时商务车辆、货币兑换等。杂项费用的预算很难规划，不可预见的费用通常可以添加到会议费用预算中作为灵活的解决方案。